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第二節 采購與付款循環的內部控制和控制測試
一、采購與付款交易的內部控制
1.采購與付款交易不相容崗位至少包括(教材P403)
(1)請購與審批;
(2)詢價與確定供應商;
(3)采購合同的訂立與審批;
(4)采購與驗收;
(5)采購、驗收與相關會計記錄;
(6)付款審批與付款執行。
2.與付款交易相關的內部控制至少包括(教材P404)
(1)企業應當按照《現金管理暫行條例》、《支付結算辦法》等有關貨幣資金內部會計控制的規定辦理采購付款交易。
(2)企業財會部門在辦理付款交易時,應當對采購發票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。
(3)企業應當建立預付賬款和定金的授權批準制度,加強預付賬款和定金的管理。
(4)企業應當加強應付賬款和應付票據的管理,由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。已到期的應付款項需經有關授權人員審批后方可辦理結算與支付。
(5)企業應當建立退貨管理制度,對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規定,及時收回退貨款。
(6)企業應當定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付款項等往來款項。如有不符,應查明原因,及時處理。
二、固定資產的內部控制
固定資產的內部控制至少包括(教材P405)
(1)固定資產的預算制度
預算制度是固定資產內部控制中最重要的部分。通常,大中型企業應編制旨在預測與控制固定資產增減和合理運用資金的年度預算;小規模企業即使沒有正規的預算,對固定資產的購建也要事先加以計劃。
(2)授權批準制度
完善的授權批準制度包括:企業的資本性預算只有經過董事會等高層管理機構批準方可生效;所有固定資產的取得和處置均需經企業管理層的書面認可。
(3)賬簿記錄制度
除固定資產總賬外,被審計單位還需設置固定資產明細分類賬和固定資產登記卡,按固定資產類別、使用部門和每項固定資產進行明細分類核算。固定資產的增減變化均應有充分的原始憑證。
(4)職責分工制度
對固定資產的取得、記錄、保管、使用、維修、處置等,均應明確劃分責任,由專門部門和專人負責。
(5)資本性支出和收益性支出的區分制度
企業應制定區分資本性支出和收益性支出的書面標準。通常需明確資本性支出的范圍和最低金額,凡不屬于資本性支出的范圍、金額低于下限的任何支出,均應列作費用并抵減當期收益。
(6)固定資產的處置制度
固定資產的處置,包括投資轉出、報廢、出售等,均要有一定的申請報批程序。
(7)固定資產的定期盤點制度
對固定資產的定期盤點,是驗證賬面各項固定資產是否真實存在、了解固定資產放置地點和使用狀況以及發現是否存在未入賬固定資產的必要手段。
(8)固定資產的維護保養制度
固定資產應有嚴密的維護保養制度,以防止其因各種自然和人為的因素而遭受損失,并應建立日常維護和定期檢修制度,以延長其使用壽命。
三、在建工程的內部控制
工程項目業務不相容崗位一般包括(教材P405-P406)
(1)項目建議、可行性研究與項目決策;
(2)概預算編制與審核;
(3)項目實施與價款支付;
(4)竣工決算與竣工審計 四、采購交易的控制目標、關鍵內部控制和測試(教材P401-P402表16-2)
1. 采購交易的控制目標、關鍵內部控制和測試一覽表
教材表16-2 采購交易的控制目標、關鍵內部控制和測試一覽表
內部控制目標 |
關鍵內部控制 |
常用的控制測試 |
常用的交易實質性程序 |
(ABC公司的內部控制是否能夠防止、發現并糾正認定層次的重大錯報) |
(ABC公司的控制活動,CPA必須了解的內部控制活動,了解后評估本業務循環的重大錯報風險即y=k/x中的x) |
(CPA測試內部控制運行是否有效,修訂前期評估的本業務循環的重大錯報風險即y=k/x中的x) |
(CPA實施實質性分析程序和細節測試,獲取認定層次的錯報的審計證據,證明認定) |
1.所記錄的采購都確已收到商品或已接受勞務,并符合采購方的最大利益(存在) |
①請購單、訂貨單、驗收單和賣方發票一應俱全,并附在付款憑單后 |
①查驗付款憑單后是否附有單據 |
①復核采購明細賬、總賬及應付賬款明細賬,注意是否有大額或不正常的金額 |
2.已發生的采購交易均已記錄(完整性) |
①訂購單均經事先連續編號并已登記入賬 |
①檢查訂購單連續編號的完整性 |
①從驗收單追查至采購明細賬 |
3.所記錄的采購交易估價正確(準確性、計價和分攤) |
①對計算準確性進行內部核查 |
①檢查內部核查的標記 |
①將采購明細賬中記錄的交易同賣方發票、驗收單和其他證明文件比較 |
4.采購交易的分類正確(分類) |
①采用適當的會計科目表 |
①檢查工作手冊和會計科目表 |
參照賣方發票,比較會計科目表上的分類 |
5.采購交易按正確的日期記錄(截止) |
①要求收到商品或接受勞務后及時記錄采購交易 |
①檢查工作手冊并觀察有無未記錄的賣方發票存在 |
將驗收單(日期)和賣方發票上的日期與采購明細賬中的日期進行比較 |
6.采購交易被正確記入應付賬款和存貨等明細賬中,并被正確匯總(準確性、計價和分攤) |
應付賬款明細賬內容的內部核查 |
檢查內部核查的標記 |
通過加計采購明細賬,追查過入采購總賬和應付賬款、存貨明細賬的數額是否正確,用以測試過賬和匯總的正確性 |
2.注冊會計師測試采購業務的真實性(表16-2的第1行第4列)
(1)復核采購明細賬、總賬及應付賬款明細賬,注意是否有大額或不正常的金額;
(2)檢查采購發票、驗收單、訂購單和請購單等原始憑證是否合理與真實;
(3)追查存貨的采購至存貨永續盤存記錄;
(4)檢查取得的固定資產(從明細賬追查到原始憑證,追查到實物,即“逆查”,確認采購交易的高估問題)。
3.注冊會計師測試采購業務的完整性(表16-2的第2行第4列)
(1)從驗收單追查至采購明細賬(“順查”,查低估);
(2)從賣方發票追查至采購明細賬(“順查”,查低估)。