2010《初級會計電算化》預習：會計軟件操作(10)

　　第五節 編制會計報表

　　【學習目的與要求】

　　通過本節的學習，要求理解并掌握UFO報表的相關概念，掌握會計報表設計的相關操作。

　　一、概述

　　(一)UFO報表的功能概述

　　1.文件管理功能。UFO提供了各類文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的數據文件還能夠被轉換成不同的文件格式。

　　2.格式設計功能。通過此功能，可以設置報表尺寸、組合單元、畫表格線、調整行高列寬、設置字體和顏色、設置顯示比例等。

　　3.公式設計功能。UFO提供了絕對單元公式和相對單元公式，以及種類豐富的函數，可以方便的定義計算公式、審核公式、舍位平衡公式，提取數據，生成財務報表。

　　4.數據處理功能。可以固定格式管理大量數據不同的表頁，并在每張表頁之間建立有機的聯系。

　　5.圖表功能。UFO可以很方便地對數據進行圖形組織和分析，制作多種分析圖形，并能編輯圖表的位置、大小、標題、字體、顏色、打印輸出等。

　　(二)UFO報表的相關概念

　　1.格式狀態和數據狀態來

　　(1)格式狀態。在報表格式設計狀態下進行有關格式設計的操作，以便定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態下不能進行數據的錄入、計算等操作。在格式狀態下所看到的只是報表的格式，報表的數據全部隱藏。在格式狀態下所做的操作對本報表所有的表頁都發生作用。在格式狀態下不能進行數據的錄入、計算等操作。

　　(2)數據狀態。在報表的數據狀態下管理報表的數據，如輸入數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數據狀態下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內容，包括格式和數據。

　　報表工作區的左下角有一個“格式/數據”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態”和“數據狀態”之間切換。

　　2.單元。單元是組成報表的最小單位，UFO的單元類型有以下三種：

　　(1)數值單元。用于存放報表的數據，在數據狀態下輸入。

　　(2)字符單元。字符單元也是報表的數據，也應在數據狀態下輸入。

　　(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數據空表所需的所有文字、符號或數字。

　　3.組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數值、字符等)。

　　4.區域。區域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。

　　5.表頁。一個UFO報表最多可以容納99999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的合格式，但其中的數據不同。

　　6.關鍵字。關鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。UFO提供了六種關鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此以外，UFO還增加了一個自定義關鍵字。關鍵字的顯示位置在格式狀態下設置，關鍵字的值則在數據狀態下錄入，每個報表可以定義多個關鍵字。

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