會計電算化輔導：用友建立賬套流程（一）

　　賬套對本單位的核算體系來講的概念是：桌面上有一個系統管理，通本系統管理把本單位的核算體系（單位名稱、地址、聯系人等相關信息）輸入到機器里，然后才能啟動相應的模塊，比如：總賬來核算本單位財務的一系列業務處理流程，如何建立賬套？
　　第一個是系統初始化及啟用的設置，第二個是各模塊基數檔案的設置，第三個是數字備份。
　　首先，看第一部分系統初始化（核算體系的建立）
　　核算體系的概念：在核算體系建立過程中涉及到的一些單位名稱、地址、聯系電話等一系列的內容，把這一步工作完成一下演示。
　　核算體系的建立是在系統管理中完成的，首先調出管理系統的界面來完成后續的建立核算體系，也就是建立本單位軟件包的工作。
　　在桌面上可以看到系統管理，雙擊系統管理，彈出系統管理的主界面，分為四步完成：
　　第一步：注冊點擊系統下面的注冊，第一次啟動系統管理的界面可以看到當前的設置的提示，服務器不用選擇，安裝完軟件后系統自動會找到的，在用戶名選項中有四個名字，一個是admin，一個是demo，system，ufsoft，在進入系統注冊窗口時必須用“admin”進行注冊，admin是系統管理員，demo，system，ufsoft是999演示賬套中的操作人員，admin是一個虛擬的操作員，admin的密碼默認是空的，但由于安全起見建議您自己設置密碼。通過注冊可以看到在左下角操作員的位置打了admin的標識。
　　第二步：增設操作員此操作員指的是在本單位工作的財務人員，包括財務人員、出納、庫房的庫管人員、銷售人員、采購人員，都要通過增設操作員的操作，相相應的人員的信息輸入到系統中。
　　通過權限下的操作員完成此操作，點擊操作員進去后，可以看到999演示賬套人員的名字，如果在安裝軟件時沒有把999演示賬套引入到系統中去，那么，點擊到操作員的界面是沒有人的。點擊增加來添加操作人員，在添加操作員的界面要求必須輸入的是編號和姓名，編號就是此處操作員的id代碼，姓名是操作員的全名，輸入時要求新增加的操作員的編號不能與已經存在的重復，編號既可輸入英文也可輸入阿拉伯數字，位長是十位。在這里我們先輸入“001”，姓名是孫會計，孫會計的口令是“1”，確認口令也是“1”，所屬部門“財務部”雖然現在登陸人的名字是“admin”，大家知道“admin”是一個虛擬的名字，實際操作的是孫會計，因為現在只能用“admin”的名字登錄才能進行這些添加操作員管理的操作步驟。
　　現在再添加本單位的一位操作員李出納，點擊“增加”輸入“002”，姓名是李出納，這時，對于李出納的口令孫會計是沒有權利給她設置的，非主管的口令是他們在登錄軟件時自己設置的，作為建賬人也是沒有權利給他們單設口令。用同樣的辦法把本單位的操作人員都添加到系統中去。
　　在此界面還有一個“刪除”和“修改當前操作員屬性”，如果李會計在2009年7月調離了本單位，那么這時就可以通過“修改操作員屬性”來更改操作員的狀態，在更改屬性之前的狀態是有效的，當點擊修改按鈕，在“修改操作員”的窗口把“注銷操作員”的按鈕按下去，在修改操作員信息的界面顯示“啟用當前操作員”時，點擊“修改”，然后刷新，可以看到實際李會計的操作狀態是注銷的，當某一個操作員是“注銷”時就不能完成相應的操作了。
　　刪除：點擊“demo”，是999賬套的賬套主管，他已經完成了999賬套的一系列的工作，如果這個人中途調離本單位了，這時我們點擊“刪除”，是不能刪除的，只能點擊“修改”來更改他的操作狀態，把他的狀態改成注銷。
　　當我們把李出納執行“刪除”時，此時提示我們允許刪除，因為李出納只是我們剛剛添加到系統中去的，實際她并沒有完成軟件中的任何操作，所以才可以刪除。
　　第三步：“建立核算賬套”此核算賬套指的是本單位的核算體系，也就是涉及到單位的基本信息，都是要通過“建立核算賬套”來完成。
　　在賬套下面點擊“建立”，提示出建立賬套的信息已存賬套，在賬套號處系統要求輸入001－999之間任意的三位數，新輸入的賬套號不能和已經存在的賬套號重復，所以現在我們只能輸入001－998之間的任意數了。
　　下面我們通過舉例來說明這個流程，賬套名稱“北京陽光股份有限公司核算賬套”，賬套路徑是安裝完軟件以后默認的，不需要作更改，某單位決定從2005年1月份開始啟用“用友tong2005軟件”進行日常業務處理。
　　所以啟用期設置為2005年１月份，啟用會計期通過點擊會計期間設置來完成。
　　進入到會計期間設置的界面，首先把日期調整為2005年１月份，在此應注意會計期間設置界面的01－12指的是12個會計月份，這個起始日期指的是各個會計期間開始的第一天，結束日期指的是各個會計期間的結賬日期，如果這個單位第一年的第一個月的結賬日期都是25號結的，點擊“結束日期”，雙擊鼠標左鍵，可以彈出日歷，把結算日期由31號調整為25號，點擊“確定”，這里要注意1月26號以后的都會默認為業務，軟件會自動默認為第二個會計期間。現在我們把結賬日期恢復到每個月份的月底，雙擊結賬日期處，彈出日歷，在日歷上執行更改。
　　繼續點擊“下一步”，單位名稱“北京陽光股份有限公司”，至于單位地址、法人代表、聯系電話等等，可以按照核算及其建立上預置的內容輸入到軟件中。
　　點擊“下一步”，進入到核算類型的界面，那么本地代碼和本地名稱默認成“人民幣”，注意，企業類型提供的是商業和工業，如果您購買的“永通2005軟件”只有財務模塊，沒有購、銷、存模塊，選擇跟本單位適用的商業或工業，對于那些既買了財務模塊的，又買了購、銷、存業務模塊的單位應該注意，比如：這家單位生產瀝青，它涉及到一些原材料的進貨，從供應商處購買辦理入庫手續，在生產瀝青時，需要從相應的原材料庫領用一些水泥、沙、石等原材料，它會涉及到材料出庫單，那么，水泥、沙、石等這些原材料，加工成瀝青后，還要辦理瀝青產成品的入庫手續，需要一些產成品入庫單，此時，如果在企業類型處選擇了商業，那么在購、銷、存模塊中就將看不到材料出庫單和產成品入庫單的單據了。行業性質和總賬中的會計科目編碼相連的，現在我們演示選擇新會計制度，同時，在按行業性質預支科目處打上對勾，說明在啟動總賬中會計科目編碼中就可以看到系統版新會計制度科目下的內容。賬號主管，選擇孫會計或李出納之中的一個人，現在我們選擇孫會計為北京陽光股份有限公司的賬號主管。
　　點擊“下一步”，進入到基礎信息的窗口，對一第四個選項有、無外幣核算點擊對勾，接著看上面，存貨是否分類。比如：本單位對外銷售電腦、打印機等一系列的辦公用品，對于本單位的存貨來講，把它分成電腦類的存貨，打印機類的存貨，桌子類的存貨，椅子類的存貨，如果這樣，我們就在“存貨是否分類”處點擊對勾，如果本單位的存貨沒有分類，對核算沒有任何影響，分類與否只是多了按大類查詢的條件，對軟件的操作沒有影響，即便不分類，ＩＢＭ電腦、惠普打印機是什么還是什么來進行核算，只是可以按照電腦類或打印機類的來進行查詢。
　　同樣，客戶是否分類，供應商是否分類，比如：本單的客戶和供應商是按照長期合作和中期合作或短期合作來交客商進行分類，就在客戶和供應商處打上對勾即可。
　　最后，點擊“完成”，提示“可以創建賬套了嗎？”，點擊“是”。分類編碼方案首先，科目編碼計算，由于我們剛才建立賬套時選的是新會計制度科目，它的第一級對應的位長是四位，此處，第一級指的是會計科目的總賬科目，第二、三級指的是明細科目，例如：現金一級科目的會計編碼是1001，銀行存款是1002；二級總賬科目工行存款會計編碼是100201，此會計編碼是在第一級的會計編碼的基礎上往后順延的；三級總賬科目工行存款的會計編碼是56－78901；此會計編碼同樣是在第二級的會計編碼的基礎上往生順延的。
　　如果，本單位在工行存款下面又開了１００多個賬戶，那么，此時需要把第三級數字對應的長度由2調整為3。最大級數是６級，最大長度是１５，指的是各個級次對應的數字之和相加，不能超過１５。單級長度是９位，從第一級到第六級各個級次對應的數字長度都小于９滿足第一個條件。
　　客戶分類編碼級次：如果本單位的客戶分類，按照長期、中期、短期執行分類，那么在長期、中期、短期下面就是具體的Ａ單位、Ｂ單位、Ｃ單位，它的分類只分到１級就夠了，如果用一級分類，那么長期的編碼是01，中期編碼是02，短期的編碼分類是03。客戶檔案體現的是具體的某一家單位的信息，客戶檔案是不反映在客戶分類編碼級次里，所以可以將客戶分類編碼級次的第3級4位和第2級3位用Delete鍵清除。如果后續的沒有2級和3級的分類，也可以保留第2級的位長和第3級的位長。也可以把第3級對應的數字4和第2級對應的數字3清除掉，保證客戶編碼級次出現在第1級2位長的基礎上。用相同的理解，可以將供應商分類編碼級次的第3級和第4級刪除。供應商也是按照長期，中期，短期執行分類的。同時也可以將客戶分類的第1級的位長變成1是沒有問題的。則對于客戶分類的編碼應是1是長期，2是中期，3是短期。
　　部門編碼級次指的是本單位內部的職能部門，1級是1位，2級是2位，說明本單位是兩級職能部門。
　　依此類推，地區分類編碼級次和存貨分類編碼級次也是同樣概念。比如所有的客戶和供應商所在的地區是按照全國不同的省進行切分的，即只用到１級地區分類。如果按照軟件中預置的，在第2級與第3級處地區分類也有對應的編碼，則可以稱第1級是省，第2是省里的市，第3級是市里不同的區。
　　存貨分類編碼，在這里分的是5級。如果單位根本沒有2級的存貨，則可將2級分類后續的位長清除掉。
　　貨位編碼級次指的是諸如超市等單位存放的庫存商品，是按照貨架來擺放的。
　　收發類別指的是入庫和出庫時各種不同類型的入庫和出庫方式。入庫下面對應的是采購入庫，產成品入庫，盤盈入庫以及其它入庫。出庫下面對應的是銷售出庫，材料領用出庫，盤虧出庫和其他出庫等。如果本單位只有2級分類，則可將第3級的收發類別清除掉，如果需要保留，也是可以的。
　　如果本單位明細級的會計科目到４級，則在定義科目分類編碼方案的時候只在第3級處預置了長度，則第４級是空白的，這將造成在本單位輸入會計科目的時候，第４級明細級會計科目系統就不允許輸入。所以在定義科目編碼級次的時候，要廣泛的考慮到。
　　對于結算方式編碼級次可以使用軟件預置的。
　　它會提示創建賬套北京陽光股份有限公司成功，點擊“是”，點擊后會提示是否立即啟用，這里我們先點擊否，因為當前操作員是admin，如果我們點擊“是”，則在系統啟用的窗口顯示的啟用人是admin，但是admin是系統管理員，相當是虛擬存在的，并不是單位真正的操作員，所以我們先點擊“否”。到這里，創建賬套的前三步已經完成了。
　　最后一步：分配操作員的操作權限在權限下點擊權限來完成操作，在財務分工的界面要注意兩點，首先找到剛才建立的賬套001，接著找到剛才建立的孫會計和李出納兩個人。當點擊孫會計的時候，系統已經將孫會計默認為了００１北京陽光股份有限公司的賬套主管。現在只需要給非主管的普通操作員進行授權。點擊李出納后，點擊增加，給李出納進行授權。授權的辦法有兩種，第一，在左邊直接雙擊購買的產品，例如總賬，直接在總賬左邊的授權數雙擊左鍵，會看見在右邊出現了總賬模塊下面的所有明細權限，都是以ＧＬ開頭的。第二，比如李出納除了完成總賬中所有功能的操作之外，還能夠完成固定資產卡片的錄入工作，單擊固定資產，右邊會顯示固定資產下面的全部權限，可以找到需要增加的權限，然后再雙擊。如果要取消授權，在卡片新增處再雙擊，則權限就取消了。為了演示方便，我們給李出納授予所有權限。
　　通過這種方法，可以給李出納授予他有的權限。如果本單位新增了王處長，則先到在操作員處增加王處長。接著第2步直接給王處長進行授權，可以直接點擊賬套主管旁邊的方框，點擊確認。
　　修改賬套如果在創建賬套的過程中，發現有些分類編碼檔案中的具體的項目的內容設置錯誤了，可以進行修改。修改賬套的時候也是在系統管理中進行的，但是登錄時要用賬套主管的身份來完成，不能用admin系統管理員來完成登記了。首先點擊系統，將當前的admin注銷，接著重新點擊系統下面的注冊，用戶名選擇孫會計，口令是１。當選擇某一套賬的真正的操作員時，在登錄界面會發現與用admin登錄時不一樣，多出了一個賬套和會計年度的選擇。通過點擊賬套下的修改來完成操作，可以找到我們需要進行修改的地方，點擊完成，會提示“確認修改賬套嗎？”點擊“是”。在出現的界面里可以按自己的需要進行修改。點擊確認，再確認，會提示修改北京陽光股份有限公司成功，點擊“是”。在賬套修改時一定要用賬套主管進行登錄。如果將賬套主管注銷，重新注冊，用admin執行注冊時，會發現，在賬套下面的修改顯示是灰色，即無法使用。采集者退散來
　　啟用的設置點擊系統下面的注冊，用賬套主管來完成登錄，密碼是１。點擊確認。用賬套主管執行登錄以后，在賬套下面有一個啟用，點擊啟用。在系統啟用的窗口，先點擊總賬，然后將2005的１月１日設置為系統啟用的日期，如果當前的處理日期是2005年１月2０日，則在用１月2０日來完成系統啟用注冊的時候，要注意雖然登錄的日期是１月2０日，但是在總賬系統的啟用窗口處一定要選擇當前會計月份的第一天，否則2005年１月１日至2005年１月１９日的會計信息，軟件是不接受輸入的。點擊確認，會提示“如果沒有購買該模塊請不要啟用，以免造成不必要的麻煩，確實要啟用當前系統嗎？”點擊“是”。為了演示方便，現將所有模塊均啟用。核算的啟用是在購銷存啟用的完成之后來啟用的。啟動以后，再單擊一下啟動的標識，會提示“確實要注銷當前系統嗎？”指的是反啟動。如果點擊是，系統啟動就去掉了。

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